Offre de services sans appel d'offres : partir d'une rencontre client

D'où viennent ces offres

Les clients privés n'ont pas d'obligation d'appel d'offres. Une entreprise, un OBNL ou un cabinet qui veut un sondage, un diagnostic ou un plan d'action appelle souvent deux ou trois firmes qu'il connaît, ou une seule.

Le secteur public en produit aussi. Une municipalité doit passer par une procédure ouverte au-dessus d'un seuil, et par une invitation écrite à au moins deux entreprises entre 25 000 $ et ce seuil. Sous 25 000 $, la loi ne lui impose ni l'une ni l'autre. Chaque municipalité adopte toutefois un règlement sur la gestion contractuelle qui fixe ses propres règles, et qu'elle publie sur son site. Avant une rencontre avec un client municipal, lisez-le. Il vous dira quelle forme votre offre doit prendre.

Restent les suites de mandat, les mandats complémentaires et les besoins découverts en cours de route. Dans tous ces cas, le devis n'existe pas. Il est dans la tête du client, et il faut aller le chercher.

Pendant la rencontre, prenez les bonnes notes

Les notes de rencontre servent ensuite de devis. Elles méritent la même rigueur. Voici ce qu'il vaut la peine de noter, idéalement avec les mots exacts du client :

• le problème tel qu'il le décrit, avant que vous le reformuliez
• ce qui a déclenché la demande maintenant (une échéance, un conseil d'administration, une plainte, une subvention)
• qui décide, qui paie, et qui utilisera le livrable
• les contraintes : la date, le budget s'il est évoqué, les données disponibles, les personnes à consulter
• ce qui a déjà été essayé, et pourquoi ça n'a pas marché
• à quoi ressemblerait un bon résultat dans six mois
• ce qui l'inquiète, même dit à demi-mot

La dernière ligne compte souvent plus que les autres. Un client qui mentionne en passant que le dernier consultant « a livré un rapport que personne n'a lu » vient de vous donner son premier critère d'évaluation.

Reconstruire la grille que personne n'a écrite

Sans devis, le client évalue quand même votre offre. Il le fait simplement sans grille écrite. Votre travail consiste à l'écrire pour lui, à partir des notes.

Prenons un cas fictif. Un OBNL de 60 employés veut sonder ses membres. En rencontre, la directrice générale a dit trois choses : le conseil d'administration se réunit en mai, le dernier sondage a obtenu un taux de réponse très faible, et plusieurs membres craignent d'être identifiés.

Les critères implicites se déduisent : un taux de réponse crédible, un anonymat démontré, un livrable prêt pour le conseil de mai, un budget à la mesure d'un OBNL. L'offre se construit sur ces quatre points. La section sur l'approche explique comment vous obtiendrez des réponses là où le dernier sondage a échoué. La section sur l'anonymat dit concrètement qui verra quoi. L'échéancier part de la réunion de mai et remonte le temps.

Une offre générique de sondage, même excellente, répondrait à une question que la directrice n'a pas posée.

Comment Clarido s'y prend

Une soumission Clarido peut partir de notes de rencontre plutôt que d'un devis. Vous déposez ou collez vos notes, et Clarido en tire la fiche d'analyse du mandat. Le premier jet part de cette fiche et de votre bibliothèque, c'est-à-dire de vos mandats, de vos CV et de vos approches.

Une information que ni les notes ni la bibliothèque ne fournissent est marquée « [À fournir par la firme : …] » au lieu d'être devinée. Ce sont souvent les questions à poser au client dans la page de validation.

La structure d'une offre courte

Une offre sans appel d'offres n'a pas besoin de trente pages. Trois à huit pages suffisent la plupart du temps, dans cet ordre :

1. Le contexte, reformulé avec les mots du client.
2. Les objectifs du mandat.
3. L'approche, reliée aux critères implicites.
4. Les livrables.
5. L'échéancier.
6. L'équipe, avec une courte bio par personne.
7. Les honoraires et les conditions.
8. Les hypothèses retenues, pour tout ce que la rencontre n'a pas réglé.

La dernière section protège les deux parties. Si vous supposez que le client fournit la liste de ses membres dans un format exploitable, écrivez-le. Si le client ne la fournit pas, l'hypothèse explique l'écart de coût ou de délai.

Faites valider avant d'écrire

Un ou deux jours après la rencontre, envoyez au client une page qui résume ce que vous avez compris : le problème, les objectifs, les contraintes, l'échéance. Demandez-lui de corriger ce qui est faux.

Cette page coûte une heure. Elle évite une offre de huit pages bâtie sur un malentendu, et elle montre au client que vous l'avez écouté. Ses corrections font souvent ressortir ce que la rencontre avait laissé dans l'ombre.

Ce qui change par rapport à un appel d'offres

Il n'y a ni condition d'admissibilité à vérifier ni seuil de 70 points à franchir. Il n'y a pas non plus de transparence, puisque vous ne saurez pas qui d'autre a été approché ni comment votre prix se compare.

Une règle ne change pas, celle des faits. Vous pouvez reprendre des sections d'offres passées, adapter une approche, réutiliser une présentation de la firme. Les mandats cités, les CV et les références restent exacts, parce qu'un client privé peut lui aussi appeler une référence.

Sources

• Loi sur les contrats des organismes municipaux, RLRQ c. C-65.01 (à jour au 12 août 2026 ; articles cités en vigueur depuis le 1er avril 2026), art. 7 et 10 (règlement sur la gestion contractuelle, publié sur le site Internet), art. 29 (procédure ouverte à partir du seuil fixé par règlement), art. 30 (invitation écrite de 25 000 $ jusqu'au seuil), art. 80 (invitation transmise à au moins deux entreprises). legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-65.01
• Règlement sur le seuil et les délais applicables lors de l'attribution de certains contrats des organismes municipaux, RLRQ c. C-65.01, r. 4 (à jour au 1er juillet 2026), art. 3 (le seuil est le seuil minimal prévu dans tout accord intergouvernemental applicable). legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-65.01,%20r.%204