Ce qu'un modèle généraliste fait bien
Il écrit vite, en français comme en anglais, dans le ton qu'on lui demande. Il resserre un paragraphe trop long, il reformule une phrase lourde, il traduit une section, il propose un plan quand la page est blanche.
Il lit aussi ce qu'on lui donne. Collez une section du devis et demandez-lui d'en résumer les attentes, il le fera correctement la plupart du temps. Collez un paragraphe de votre offre et le critère qu'il doit servir, il vous dira ce qui manque.
Pour tout ce qui relève de la forme, c'est un bon outil. Il serait dommage de s'en priver.
Ce qu'il ne peut pas savoir
Le problème commence avec le fond. Un modèle généraliste n'a pas accès à votre bibliothèque. Il ne connaît pas :
- vos mandats passés, leurs clients, leurs dates et leurs montants
- les CV de vos gens, leurs titres, leurs diplômes et leurs années d'expérience
- vos références et la personne à joindre chez chacune
- vos offres passées, celles qui ont gagné et celles qui ont perdu
- ce que le client vous a dit en rencontre
- la grille d'évaluation et les addendas du devis, sauf si vous les lui donnez
Rien de cela n'est un défaut du modèle. Ce sont les faits de votre firme, et ils ne sont écrits nulle part où il pourrait les lire.
Le vrai risque, c'est le fait inventé
Demandez à un modèle généraliste d'« ajouter un mandat similaire » ou de « renforcer l'expérience de la chargée de projet ». Il ne répondra pas qu'il ne sait pas. Il écrira une phrase plausible, avec un client crédible, une année vraisemblable et une certification qui sonne juste.
Dans un billet de blogue, ce serait sans grande conséquence. Dans une offre de services, c'est un problème sérieux. Le comité peut appeler la référence, comparer le CV aux attestations, ou reconnaître un mandat qu'il connaît. Une seule information fausse fait douter de toutes les autres, et elle engage la firme qui signe l'offre.
Le piège est d'autant plus grand que le texte inventé est souvent le mieux écrit de la section. Il n'a pas eu à composer avec les faits.
Comment s'en servir sans y laisser de points
Quelques règles simples changent beaucoup le résultat.
- Donnez-lui les faits au lieu de les lui demander. Collez l'extrait de CV, la fiche du mandat, le critère de la grille. Il écrira à partir de ce que vous lui donnez.
- Demandez-lui de réécrire, pas de créer. « Réécris ce paragraphe pour répondre au critère 3, sans ajouter aucun fait » donne un tout autre texte que « écris notre expérience en gestion des matières résiduelles ».
- Demandez-lui ce qui lui manque. « Avant d'écrire, liste les informations dont tu as besoin et que je ne t'ai pas données » fait apparaître les trous au lieu de les remplir.
- Relisez chaque fait contre sa source. Noms, années, montants, titres, nombre d'années d'expérience. C'est la seule étape qu'on ne peut pas déléguer.
- Vérifiez la couverture de la grille à la fin. Collez la liste des éléments attendus et demandez où chacun est traité dans votre texte.
| Le modèle doit deviner | Le modèle travaille sur vos faits |
|---|---|
| Ajoute un mandat similaire en planification municipale. | Voici la fiche de notre mandat de 2023 pour une MRC. Résume-la en trois phrases pour le critère 2, sans ajouter de fait. |
| Renforce l'expérience de la chargée de projet. | Voici son CV. Place en premier ce qui répond à l'exigence de dix ans en gestion de projets municipaux, sans rien ajouter. |
| Écris notre compréhension du mandat. | Voici la section 3 du devis et les éléments attendus au critère 1. Avant d'écrire, liste ce qui te manque. |
Une dernière précaution, qui relève de votre firme plus que de l'outil. Avant de coller un devis, un CV ou des notes de rencontre dans un service en ligne, vérifiez la politique de votre firme et les conditions de l'outil que vous utilisez.
Ce qui reste long, même avec un bon modèle
Avec ces règles, le texte est plus sûr, mais le travail n'a pas disparu. Il a changé de place. Il faut retrouver le bon mandat dans les dossiers, la version à jour du CV, la référence qui répond encore, puis tout recoller dans la conversation, offre après offre.
C'est là que se perd le temps, à notre avis, bien plus que dans la rédaction. Une firme qui répond à vingt appels d'offres par année recherche les mêmes faits vingt fois.
Comment Clarido s'y prend
Clarido ne remplace pas votre assistant. Il s'occupe de ce que l'assistant ne peut pas savoir.
Dans Clarido, votre bibliothèque garde le profil de la firme, vos clients, votre équipe et ses CV, vos projets passés et vos offres antérieures. Clarido lit le devis et ses addendas, puis écrit le premier jet à partir de ces fiches, en reprenant tels quels les faits exacts, noms, chiffres et dates. Un ancien employé n'est jamais proposé dans l'équipe.
Quand la bibliothèque ne fournit pas une information, Clarido écrit « [À fournir par la firme : …] » au lieu de l'inventer. Le repère est surligné dans l'éditeur, où vous le remplacez directement par l'information, et il reste surligné dans l'export Word tant que personne ne l'a rempli.
Elle a dirigé trois mandats de planification pour des municipalités de taille comparable, et détient [À fournir par la firme : titre professionnel exact et année d'obtention].
Le texte se finit ensuite où vous voulez. L'export Word suit le gabarit de votre firme. Un second export produit un texte à coller dans l'assistant de votre choix, avec l'offre, le contexte de l'analyse et, si vous le voulez, les CV de l'équipe et des consignes comme « Anticiper les questions du comité ». L'assistant travaille alors sur vos faits au lieu de les deviner.