L'ampleur de l'approvisionnement bilingue au Canada
Le gouvernement fédéral canadien dépense plus de 22 milliards de dollars par année en approvisionnement. En vertu de la Loi sur les langues officielles, une part importante de ces contrats exige des soumissions dans les deux langues. C'est une exigence de conformité, pas une option. Soumettez dans une seule langue et votre soumission est non conforme avant même qu'on lise votre méthodologie.
22 G$+
Dépenses annuelles d'approvisionnement fédéral
~35 %
Exigent des soumissions bilingues
186
Pages en moyenne par AO fédéral
L'approvisionnement provincial ajoute au volume. Le portail SEAO du Québec gère des milliers d'appels d'offres par année, tous en français. Pour les firmes basées en Ontario ou en Colombie-Britannique qui soumissionnent sur des contrats québécois, la barrière linguistique fonctionne en sens inverse.
Pour les firmes qui soumissionnent régulièrement sur des contrats fédéraux et provinciaux, les soumissions bilingues sont la norme, pas un cas particulier. Pourtant, la plupart des équipes les gèrent avec les mêmes outils qu'un AO unilingue, plus une étape de traduction greffée à la fin.
Le vrai problème n'est pas la traduction
Quand les gestionnaires de soumissions parlent de la difficulté des AO bilingues, ils mentionnent la traduction en premier. Mais la traduction est un symptôme, pas la maladie. Le vrai goulot d'étranglement, c'est l'extraction des exigences à travers deux langues.
Un dossier d'AO fédéral typique comprend un document principal, plusieurs annexes (grilles d'évaluation, termes de référence, exigences de sécurité), et souvent un ou plusieurs addenda publiés avant la date de clôture. Certains de ces documents sont en français. D'autres en anglais. Certains mélangent les deux langues dans le même PDF.
On a passé 14 heures à construire la matrice de conformité pour un AO de SPAC. Six de ces heures, c'était juste pour comprendre quelles exigences françaises du cahier des charges correspondaient à quelles exigences anglaises dans les Terms of Reference.
Le vrai travail n'est pas de traduire votre réponse. C'est de lire 300+ pages dans deux langues, identifier chaque exigence obligatoire et cotée, comprendre quelles exigences dans le document français correspondent à celles du document anglais, et bâtir une matrice de conformité qui couvre tout. C'est un travail de fond qui demande de l'expertise en approvisionnement, une maîtrise des deux langues, et une attention extrême aux détails. C'est aussi le genre de travail où Clarido est maintenant très performant.
Ce qui tourne mal avec les AO bilingues
Après avoir travaillé avec des dizaines d'équipes de soumissions, on voit les mêmes problèmes revenir :
Exigences perdues entre les langues
Une exigence obligatoire dans l'Annexe B (français) n'apparaît pas dans les Terms of Reference (anglais). L'équipe qui travaille en anglais ne la voit jamais. La soumission est non conforme.
Effort en double sur des exigences équivalentes
La section 4.2 en français et la section 4.2 en anglais décrivent la même exigence. Sans référence croisée automatique, deux rédacteurs différents rédigent deux réponses différentes. La soumission finale se contredit.
Traduction en bout de course
L'équipe rédige toute la réponse en anglais, puis se dépêche de la faire traduire en français deux jours avant l'échéance. L'agence de traduction ne connaît pas la terminologie d'approvisionnement. « Shall » devient « devrait » au lieu de « doit ». Les nuances qui affectent la cotation sont perdues.
Addenda dans une seule langue
Un addendum publié en français modifie la grille d'évaluation. La version anglaise suit trois jours plus tard. Les équipes qui travaillent à partir des documents anglais ratent la fenêtre pour ajuster leur approche.
Une meilleure approche : extraire d'abord, ne jamais traduire
Les équipes qui gagnent régulièrement des contrats bilingues ne traduisent pas plus, elles extraient mieux. Leur processus est fondamentalement différent :
Téléverser tous les documents dans leur langue d'origine
Ne traduisez pas les intrants. Clarido lit le français et l'anglais nativement.
Extraire chaque exigence, identifiée par langue et source
Obligatoire, cotée, informationnelle — toutes classifiées, toutes traçables à leur section source.
Référencer les équivalences français-anglais
Lier automatiquement les exigences qui disent la même chose dans les deux langues. Travailler une fois, être conforme deux fois.
Rédiger les réponses dans la langue requise
Pas de traduction après coup. Chaque réponse est rédigée dans la bonne langue dès le départ.
Vérifier la conformité dans les deux langues avant la soumission
Une seule liste de vérification couvre les exigences FR et EN. Vert signifie conforme dans les deux.
Comment Clarido gère les AO bilingues
Clarido a été conçu à Montréal pour l'approvisionnement canadien. Le bilinguisme n'a pas été ajouté après coup; c'est la fondation sur laquelle le produit a été bâti.
Déposez des documents dans l'une ou l'autre langue
Téléversez le cahier des charges en français, les Terms of Reference en anglais, la grille d'évaluation bilingue et chaque addendum. Clarido détecte la langue par section automatiquement.
- PDF, Word, Excel — tous les formats, en FR ou EN
- Détection automatique de la langue par section
- Annexes, addenda et amendements dans une seule soumission
Exigences extraites avec références croisées
Chaque exigence est identifiée par sa langue source et sa section. Les références croisées entre les sections françaises et anglaises sont détectées automatiquement.
- Classification automatique obligatoire vs cotée
- Équivalences FR/EN liées — jamais répondre deux fois à la même exigence
- Pointages et pondérations capturés par exigence
Pour qui c'est fait
L'automatisation des AO bilingues est particulièrement utile si votre firme correspond à l'un de ces profils :
Soumissionnaires fédéraux
Firmes qui répondent régulièrement aux AO de SPAC, SPC, MDN et autres ministères fédéraux via AchatsCanada.
Firmes québécoises à l'échelle nationale
Équipes francophones qui soumissionnent sur des contrats hors Québec où la documentation anglaise est requise en plus de leur processus en français.
Firmes anglophones au Québec
Firmes de l'Ontario, de la C.-B. et de l'Alberta qui veulent concourir sur les AO du SEAO mais n'ont pas la maîtrise du français en approvisionnement.
International
Entreprises qui répondent à des appels d'offres multilingues de l'UE, de la Belgique, de la Suisse ou d'organisations internationales comme l'ONU ou la Banque mondiale.