Arrêtez de réécrire les mêmes sections de soumissions
Votre description de la firme existe déjà quelque part dans un dossier partagé. Votre méthodologie aussi. Pourtant, quelqu'un est en train de les réécrire en ce moment.
La soumission copier-coller
Chaque soumission que votre firme produit contient des sections qui reviennent d'un AO à l'autre. La présentation de la firme. La méthodologie. Les CV de l'équipe. L'approche qualité. Le plan de gestion des risques.
Ces sections existent déjà — dans des soumissions passées, sur des disques partagés, dans les courriels de collègues qui ont changé de poste. Mais personne ne les retrouve au bon moment. Alors on recommence.
12 h
passées en moyenne sur du contenu déjà écrit ailleurs
60 %+
du contenu de soumission est réutilisable d'un AO à l'autre
Douze heures par soumission à réécrire du contenu qui existe déjà. Sur 50 soumissions par année, ça représente 600 heures — l'équivalent de quatre mois de travail à temps plein.
Pourquoi les équipes réécrivent à chaque fois
Ce n'est pas de la paresse intellectuelle. Les équipes réécrivent parce que les alternatives sont pires :
Le contenu est éparpillé partout
La soumission SPAC 2024 est sur le disque de Marie. Celle de la Ville de Montréal est dans Teams. Les CV à jour sont... quelque part. Retrouver l'ancienne version prend parfois plus de temps que de réécrire.
Aucune façon de chercher
Un dossier partagé avec 200 fichiers Word n'est pas une base de connaissances. Impossible de chercher « notre méthodologie de gestion de projet pour le secteur public » et d'obtenir un résultat utile.
Le contenu vieillit mal
L'organigramme date de 2023. Le CV de Jean-François mentionne encore son ancien poste. La certification ISO a été renouvelée mais personne n'a mis à jour le texte standard. Réutiliser du contenu périmé est pire que réécrire.
Les gens partent avec le savoir
Quand votre meilleur rédacteur de soumissions quitte la firme, il emporte avec lui la connaissance de ce qui fonctionnait, quelles formulations gagnaient des points, et où trouver le bon contenu.
Le résultat : chaque soumission repart presque de zéro. L'effort est dupliqué, les bonnes formulations sont perdues, et la qualité varie d'une soumission à l'autre.
Ce qu'une bibliothèque de méthodologie devrait être
La solution n'est pas un meilleur dossier partagé. C'est de centraliser le contenu qui revient d'une soumission à l'autre dans un endroit unique, à jour et accessible à toute l'équipe.
Ce que Clarido centralise :
- Blocs de contenu organisés par type : profil, valeurs, méthodologie, santé-sécurité, qualité
- Projets de référence avec descriptions bilingues, triés par client et année
- Profils d'équipe centralisés avec CV courts et longs en français et anglais
- Insertion directe dans le document de soumission généré
Un dossier SharePoint avec 300 fichiers Word triés par année, c'est un cimetière de soumissions. Une bibliothèque de méthodologie centralisée dans votre outil de soumission, c'est autre chose.
On a retrouvé une section méthodologie qu'on avait rédigée pour un AO de Transports Canada en 2024. Elle était parfaite pour l'AO qu'on préparait. Ça nous a sauvé une journée complète de rédaction. Le problème, c'est qu'on l'a trouvée par accident.
Comment Clarido gère la réutilisation de contenu
Clarido centralise trois types de contenu réutilisable : les blocs de contenu standard, les projets de référence et les profils d'équipe bilingues.
Blocs de contenu standard
Présentation de la firme
Profil corporatif
Approche qualité
Méthodologie
Politique de développement durable
Valeurs
Créez des blocs de contenu réutilisables au niveau de l'organisation : présentation, valeurs, méthodologie, approche qualité, santé-sécurité. Chaque bloc est bilingue et peut être inséré dans n'importe quelle soumission en un clic.
Bibliothèque de projets de référence
Modernisation TI — Ville de Laval
Ville de Laval · 2024
Migration infonuagique — MAPAQ
MAPAQ · 2023
Refonte portail citoyen — MTL
Ville de Montréal · 2025
Maintenez un répertoire de vos projets passés avec descriptions bilingues, objectifs, livrables et statut de référence. Sélectionnez les projets pertinents pour chaque soumission — ils s'insèrent directement dans le document généré.
Quand vous assemblez une soumission, vous piochez dans vos blocs de contenu et vos projets de référence. Le document généré inclut tout, formaté et prêt à soumettre.
Par où commencer
La mise en place prend moins d'une heure. Voici comment ça fonctionne :
Commencez par créer vos blocs de contenu standard : la présentation de la firme, votre approche qualité, votre politique de développement durable. Ce sont les sections que vous réécrivez à chaque soumission.
Ajoutez vos projets de référence et les profils de votre équipe. Clarido extrait automatiquement les informations de profil et d'équipe à partir d'une soumission existante lors de l'intégration initiale.
Créez vos blocs de contenu standard
Présentation, valeurs, méthodologie, qualité — les sections qui reviennent dans chaque soumission.
Ajoutez vos projets de référence
Importez vos projets passés un par un ou par lot via Excel. Ajoutez les descriptions, clients et secteurs.
Gérez les profils d'équipe
CV bilingues, rôles et compétences de chaque membre. Mis à jour une fois, réutilisés dans toutes les soumissions.
En une heure, vos blocs de contenu sont en place. À chaque soumission, vous les insérez en un clic au lieu de les réécrire.
Commencez à bâtir votre bibliothèque de méthodologie
Centralisez votre contenu standard, vos projets de référence et vos profils d'équipe. Réutilisez-les dans chaque soumission.