Guide de démarrage
De la configuration de votre organisation à la génération de votre première offre.
1. Configurer l'organisation
~15 minProfil de firme, bios, projets passés et bibliothèque de contenu. À faire une seule fois.
2. Premier projet
~20 minTéléverser les documents, extraire les exigences, générer le plan et assembler l'offre.
1. Configurer votre organisation
Avant de créer votre premier projet, prenez 15 minutes pour configurer votre organisation. Ce que vous renseignez ici est réutilisé automatiquement dans chaque projet.
Ne sautez pas cette étape. Un profil vide ou des bios manquantes produisent des résultats génériques dans OptimMetho et l'assemblage.
1.1 Profil de la firme
Le profil de la firme est la carte d'identité de votre organisation dans Clarido. Il est utilisé automatiquement dans la section présentation de la firme de chaque offre assemblée — et peut être adapté au contexte de chaque AO directement dans le projet.
Configurer votre profil :
1. Allez dans Profil de la firme depuis la barre latérale.
2. Renseignez votre secteur ou industrie en français et en anglais (ex. : Génie environnemental, Consultation stratégique).
3. Rédigez la description de votre firme via les onglets de langue. Elle sert de base que Clarido adapte au contexte de chaque AO lors de la génération de vos offres.
4. Ajoutez vos coordonnées : site web, numéros de téléphone (vous pouvez en ajouter plusieurs avec des libellés comme Bureau, Cellulaire, Soutien), et adresse.
5. Cliquez Enregistrer.
Gabarits de documents
Vous pouvez téléverser des gabarits .docx qui seront utilisés pour mettre en forme vos offres générées. Téléversez le gabarit Word de votre firme pour que les documents assemblés respectent votre identité visuelle.
Mots et expressions interdits
Vous pouvez également définir des termes que Clarido ne devra jamais utiliser dans le contenu généré par l'IA — descriptions de la firme, bios adaptées et autres textes générés éviteront automatiquement ces mots.
Complétez cette page en priorité — elle alimente le module d'adaptation du Profil de la firme et le module d'Assemblage dans chaque projet. Plus votre description et vos coordonnées sont précises, moins vous aurez de retouches manuelles à faire.
1.2 Bibliothèque de bios
La bibliothèque de bios centralise les profils de tous les membres de votre organisation. Importez les CVs une seule fois — Clarido extrait automatiquement les informations. Dans chaque projet, vous sélectionnez les membres pertinents et leurs bios sont adaptées au contexte spécifique de l'AO.
Importer un profil :
1. Allez dans Bibliothèque de bios depuis la barre latérale.
2. Cliquez sur Ajouter un membre, puis téléversez un CV (PDF ou DOCX) ou créez un profil manuellement.
3. Clarido extrait : nom, titre, bios courte et longue, compétences, certifications, formation et historique de projets.
4. Vérifiez et corrigez les informations extraites. Chaque champ est bilingue — utilisez la traduction IA pour compléter l'autre langue.
5. Enregistrez le profil. Il est maintenant disponible pour tous vos projets.
La bio originale n'est jamais modifiée dans les projets. Chaque adaptation est sauvegardée séparément par projet.
1.3 Projets passés
Vos projets passés sont votre meilleur argument. Documentez-les ici une fois, et ils deviennent disponibles pour chaque proposition via le module Projets similaires.
Ajouter un projet de référence :
1. Allez dans Projets passés depuis la barre latérale.
2. Cliquez Ajouter un projet. Vous pouvez en créer un manuellement, extraire des projets à partir d'un document (DOCX ou PDF), ou importer depuis un gabarit Excel.
3. Pour la saisie manuelle, renseignez les champs principaux : nom du projet, client, année, secteur, lieu et une description bilingue. Vous pouvez aussi ajouter des objectifs, livrables, résultats et un témoignage client.
4. Définissez le statut de référence (accepté, à demander, confidentiel) et ajoutez des étiquettes pour faciliter le filtrage ultérieur.
Commencez avec vos 5 à 10 références les plus solides. Vous pouvez en ajouter d'autres au fil du temps.
1.4 Bibliothèque de contenu
La bibliothèque de contenu regroupe deux types de ressources réutilisables dans vos projets :
- Blocs de contenu bilingues — paragraphes, sections types, textes récurrents que vous voulez pouvoir insérer rapidement dans vos offres.
- Méthodologies éprouvées — vos approches par type de mandat (étude de faisabilité, consultation publique, planification stratégique, modélisation, etc.), utilisées par OptimMetho comme base de génération.
Ajouter une méthodologie :
1. Allez dans Bibliothèque de contenu dans la barre latérale de l'organisation.
2. Sélectionnez l'onglet Méthodologies.
3. Cliquez Ajouter une méthodologie, donnez-lui un nom et associez-la à un type de mandat.
4. Décrivez vos phases, vos livrables types et votre approche.
5. Réordonnez vos méthodologies par ordre de priorité — OptimMetho utilisera celles en haut de liste en priorité.
Pas besoin d'être exhaustif dès le départ. Une méthodologie par type de mandat récurrent suffit pour bien démarrer.
2. Le flux d'un projet complet
Clarido s'organise sur deux niveaux. L'Accueil liste tous vos projets en cours. Une fois dans un projet, le Sommaire exécutif affiche la progression étape par étape, les dates clés et les actions en attente.
Respectez l'ordre des étapes. Chaque module s'appuie sur les résultats du précédent.
1. Créer le projet — Donnez-lui un nom, associez-le à un client et définissez la date de dépôt.
2. Téléverser les documents — Déposez tous les fichiers de l'AO : document principal, annexes, formulaires.
3. Réviser les exigences extraites — Acceptez ce qui est juste, corrigez ou ajoutez ce qui manque.
4. Traiter les avenants (si applicable) — Clarido détecte les changements et vous les présente pour révision.
5. Générer le plan de production — Tâches, responsables, échéances, jalons internes.
6. Générer la méthodologie avec OptimMetho — Approche structurée en phases adaptée au contexte.
7. Adapter le contenu au contexte — Profil de la firme, bios, projets similaires adaptés à l'AO.
8. Assemblage de l'offre — Source → Structure (drag & drop) → Générer → Télécharger le .docx.
2.1 Téléverser les documents
Clarido accepte PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx) et PowerPoint (.pptx). Vous pouvez déposer plusieurs fichiers en même temps — ils seront analysés ensemble.
Formats et contraintes :
- Taille maximale : 50 Mo par fichier
- Les PDF textuels donnent de meilleurs résultats que les PDF issus de numérisations
- Les documents protégés par mot de passe ne peuvent pas être analysés
Ajouter des documents :
1. Allez dans l'onglet Documents de votre projet.
2. Cliquez Téléverser et sélectionnez le type de document (AO, Annexe, Addendum, etc.) avant de déposer vos fichiers.
3. Clarido analyse chaque document et déclenche le pipeline d'extraction automatiquement.
4. Si plusieurs documents sont présents, les exigences sont dédupliquées entre toutes les sources.
Vous pouvez ajouter des documents à tout moment. C'est particulièrement utile pour les annexes publiées après l'AO principal et pour les addenda — Clarido réanalyse et fusionne les nouvelles exigences dans votre liste existante.
Ajoutez tous les documents reliés à un AO dans le même projet, même s'ils arrivent à des moments différents.
2.2 Extraction et révision des exigences
C'est le module central de Clarido. Tout le reste — plan de production, méthodologie, assemblage — s'appuie sur les exigences que vous avez validées ici.
Ce que fait l'IA :
1. Classification — Clarido identifie le type de document et adapte son analyse.
2. Extraction — toutes les exigences, dates et éléments de conformité sont identifiés et catégorisés en 10 catégories.
3. Découverte — une deuxième passe cible les exigences implicites ou par référence croisée.
4. Déduplication — si plusieurs documents sont présents, les exigences identiques ou similaires sont regroupées automatiquement.
Pour chaque exigence, vous voyez :
- Identifiant unique (ex : METH-001, ADM-003)
- Statut de conformité : case à cocher Obligatoire pour les exigences dont le non-respect entraîne un rejet automatique
- Niveau de priorité : Critique, Important ou Normal
- Citation exacte dans le document source
Actions disponibles :
- Modifier une exigence (texte, catégorie, priorité)
- Ajouter manuellement une exigence manquante
- Filtrer par catégorie, priorité ou document source
Les exigences marquées Obligatoires sont celles dont le non-respect entraîne une disqualification automatique. Traitez-les en priorité absolue.
2.3 Révision des avenants
Quand un client publie un avenant, Clarido détecte les changements et vous les présente de façon structurée. Vous voyez uniquement ce qui a changé — pas besoin de relire le document en entier.
Flow de révision :
1. Chargez l'avenant dans l'onglet Documents. Clarido le reconnaît automatiquement.
2. Une notification s'affiche : X changements détectés — Réviser maintenant.
3. Les changements sont classés en 5 types : Nouveau, Modifié, Annulé, Clarifié, Informatif.
4. Pour les changements Modifié ou Clarifié, un diff visuel côte à côte montre exactement ce qui a changé.
5. Cliquez sur la citation pour voir le contexte complet dans le document source.
6. Acceptez ou ignorez chaque changement individuellement — ou utilisez Tout accepter / Tout ignorer.
7. Cliquez Appliquer — les changements acceptés mettent à jour vos exigences.
Les changements acceptés reprennent le format d'identifiant standard (METH-001, ADM-003, etc.) pour rester cohérents avec le reste de vos exigences.
2.4 Plan de production
Le plan de production transforme vos exigences validées en plan de travail concret : quoi produire, dans quel ordre, et qui s'en charge.
Structure du plan :
- Documents de conformité — attestations, certifications, formulaires à fournir
- Équipe — constitution de l'équipe, adaptation des bios
- Contenu technique — réponses aux exigences techniques, rédaction des sections
- Assemblage — compilation et finalisation de l'offre
Fonctionnement :
- Chaque bloc affiche les identifiants d'exigences liées — cliquez pour y accéder directement.
- Les clauses éliminatoires sont signalées par une alerte visuelle.
- Le poids d'évaluation est affiché quand il est précisé dans l'AO.
- Cochez chaque tâche au fur et à mesure. Assignez un responsable. Ajoutez des jalons internes.
- Vous pouvez ajouter manuellement des tâches et des blocs pour adapter le plan.
2.5 OptimMetho — Génération de méthodologie
OptimMetho est le module qui génère la section méthodologie de votre offre. Vous n'écrivez plus votre approche de zéro à chaque AO.
Comment ça fonctionne :
OptimMetho analyse les exigences méthodologiques de l'AO et les croise avec les méthodologies éprouvées de votre bibliothèque. Il produit une approche structurée en phases, avec tâches et livrables, adaptée au contexte spécifique du mandat.
Utilisation :
1. Allez dans OptimMetho dans la barre latérale du projet.
2. Vérifiez le résumé du mandat prérempli (titre, client, durée, budget estimé).
3. Cliquez Générer la méthodologie.
4. Éditez directement les phases, titres et descriptions si nécessaire.
5. Utilisez Vérifier la couverture pour confirmer que la méthodologie répond à toutes les exigences.
6. Une fois satisfait, cliquez Accepter la méthodologie.
Plus votre bibliothèque de méthodologies est renseignée, plus OptimMetho produit un résultat proche de votre façon réelle de travailler.
2.6 Adapter le contenu au contexte de l'AO
C'est le cœur de ce que Clarido fait pour vous : adapter votre contenu existant au contexte spécifique de chaque AO.
Module Équipe — adapter les bios :
1. Ouvrez l'onglet Équipe dans la section Contenu de votre projet.
2. Sélectionnez les membres pour cette soumission et gérez leurs assignations.
3. Cliquez Adapter la bio — Clarido génère une version ciblée sur les exigences du client.
4. Trois longueurs disponibles : Courte, Moyenne, Longue.
5. Comparez côte à côte l'original et la version adaptée. Modifiez au besoin.
Module Profil de la firme — adapter la présentation :
1. Ouvrez l'onglet Profil de la firme dans la section Contenu de votre projet.
2. Cliquez Adapter au contexte — Clarido génère une version orientée vers les besoins du client.
3. Éditez directement si nécessaire avant de valider.
Module Projets similaires — choisir et adapter les références :
1. Ouvrez l'onglet Projets similaires dans votre projet.
2. Clarido suggère les références les plus pertinentes par rapport aux exigences de l'AO.
3. Sélectionnez celles que vous souhaitez inclure.
4. Cliquez Adapter pour que l'IA réécrive la fiche en ciblant les exigences du client.
Adaptez systématiquement les bios, le profil de la firme et les fiches de projets pour chaque AO. C'est ce qui fait la différence entre une offre standard et une offre qui gagne.
2.7 Assemblage de l'offre de services
L'assemblage est la dernière étape. Clarido rassemble tout ce que vous avez produit dans le projet et génère un document Word structuré, prêt à soumettre.
Les 4 étapes :
1. Source — générez la structure à partir de votre plan de production (recommandé) ou partez de zéro.
2. Structure — réordonnez les sections par glisser-déposer, renommez les titres. Clarido affiche les contraintes de format détectées dans l'AO.
3. Génération — configurez la langue du document et lancez. Clarido assemble le contenu et produit un fichier .docx.
4. Téléchargement — consultez le document généré et téléchargez le fichier .docx final.
Ce qui est inclus dans le document :
- Résumé exécutif et compréhension du projet
- Profil de la firme (adapté au contexte de l'AO)
- Bios adaptées des membres de l'équipe sélectionnés
- Projets de référence sélectionnés et adaptés
- Méthodologie générée par OptimMetho
Complétez la sélection de l'équipe, la révision des exigences et le choix des projets de référence avant de générer — le document intègre tout ce qui a été validé dans le projet.
Vous êtes prêt
Vous connaissez maintenant les étapes clés pour traiter un appel d'offres avec Clarido. Lancez votre premier projet pour mettre en pratique.
Créer mon premier projet